Briefing para eventos

1. Datos generales

• Nombre del evento:

• Fecha(s) y horario:

• Lugar / formato: (presencial, híbrido, online).

• Organiza: (empresa, departamento, responsable).

• Contacto principal

2. Objetivo del evento

• ¿Cuál es la meta principal?

  • Visibilidad de marca / reputación.

  • Networking y relaciones institucionales.

  • Presentación de producto / innovación.

  • Captación de talento.

  • Recaudación de fondos (en ONGs).

• Objetivo específico y medible (ejemplo: “conseguir 200 leads” o “aparecer en 10 medios sectoriales”).

3. Público objetivo

• ¿A quién queremos invitar?

  • Clientes actuales.

  • Potenciales clientes.

  • Prensa / medios.

  • Stakeholders institucionales.

  • Empleados.

• Perfil de asistentes esperado (ej. directivos, jóvenes, inversores, etc.).

• Nº estimado de participantes.

4. Mensaje y concepto creativo

• Mensaje central: ¿qué queremos que recuerden los asistentes?

• Storytelling del evento: lema, hashtag, narrativa visual.

• Tono: formal, inspirador, experiencial, festivo.

5. Formato y programa

• Tipo de evento: conferencia, gala, presentación, feria, workshop, team building.

• Agenda preliminar:

  • Bienvenida.

  • Ponencias / mesas redondas.

  • Experiencia interactiva (networking, dinámicas, demo).

  • Cierre.

• Duración por bloque.

6. Presupuesto y recursos

• Presupuesto estimado.

• Principales partidas:

  • Espacio / plataforma digital.

  • Producción (escenografía, técnica, streaming).

  • Catering.

  • Comunicación (invitaciones, web, RR.SS., prensa).

  • Ponentes / moderadores.

  • Merchandising / materiales.

  • Logística (viajes, alojamiento).

7. Comunicación y difusión

• Antes: invitaciones, save the date, redes sociales, nota de prensa.

• Durante: hashtag oficial, streaming, cobertura en RR.SS.

• Después: envío de materiales, clipping, encuesta de satisfacción.

8. Roles y responsabilidades

• Responsable general del evento.

• Equipo de producción.

• Responsable de comunicación / RR.SS.

• Contacto de medios.

• Equipo de atención invitados.

• Portavoz / maestro de ceremonias.

9. KPIs de éxito

• Nº de asistentes (vs. previstos).

• Cobertura mediática / social.

• Engagement digital (hashtags, menciones).

• Leads / contactos generados.

• ROI en relación con objetivos definidos.

• Feedback de encuestas a asistentes.

10. Riesgos y plan B

• ¿Qué puede fallar? (clima, baja de ponente, fallo técnico, baja asistencia).

• Plan alternativo para cada riesgo.